Súťaž v projektový manažment trh so softvérom je vysoký. Softvér porovnávacie weby zoznam asi 600 rôznych nástrojov na riadenie projektu a porovnanie rôznych alternatív môže byť veľmi časovo náročné. Rovnako ťažké je rozhodnúť sa iba na základe súprav funkcií poskytovaných predajcami.
Tu uvádzame šesť najpopulárnejších nástrojov na správu projektov, ktoré sú rozdelené do troch kategórií:
Nástroje uvedené v tomto článku vyvíjajú už etablovaní hráči v tejto oblasti. Toto je dôležité si uvedomiť, pretože ako PM chcete pracovať s nástrojmi, ktoré majú vyššiu pravdepodobnosť dlhodobého pôsobenia.
Ďalej uvádzame tabuľku porovnávajúcu niektoré kľúčové funkcie, na ktoré je potrebné sa zamerať pri výbere nástroja na riadenie projektu. Zelená farba označuje, či je funkcia zabudovaná do štandardnej verzie nástroja. Žltá znamená, že táto funkcia je k dispozícii u tretích strán a väčšinou je za príplatok. Červená znamená, že funkcia nie je vôbec k dispozícii alebo že navrhované riešenia nie sú uspokojivé.
Spoločnosť: Atlassian
Cena: Základná verzia je zadarmo. 10 USD / používateľ / mesiac za rozšírené funkcie.
Používaný : Adobe, Kickstarter, National Geographic, Fender
Vlastné: Nie
Trello je jedným z najpopulárnejších ľahkých nástrojov na správu projektov. Uprednostňujú ho startupy, malé tímy, dočasné projekty a v rôznych iných scenároch, keď projektový manažér potrebuje minimálnu štruktúru, aby udržal poriadok.
Je to tiež dobrý nástroj, ktorý sa dá použiť pri zavádzaní tímu do pracovného toku Agile Kanban. Základné rozhranie obsahuje dosky, stĺpy a karty ako hlavné jednotky prevádzky. Ak však chcete mať prepracovanejší tímový proces alebo ak chcete, aby celá organizácia pracovala s rovnakým nástrojom, narazíte na obmedzenia spoločnosti Trello. Trello ponúka platené prémiové plány, ktoré rozširujú funkcionalitu, ale pri cene 10 $ / používateľ / mesiac ťažko bojuje s ostatnými nástrojmi v tomto zozname.
Meko Kofahl - Agilný projektový manažér
V čom je tento nástroj lepší ako ostatné?
„Je to veľmi ľahký webový nástroj s veľmi ľahkou správou. Z nuly na produktívny za hodinu. Podarilo sa mi presvedčiť riadiacich pracovníkov, aby s týmto nástrojom pracovali, bolo to také jednoduché. “
Niečo, čo by ste zmenili, keby ste mohli?
'Použili sme to iba pre projekty v štýle Kanban.' Nezdalo sa mi to vhodné pre multi-tímové alebo veľmi zložité agilné projekty. Naozaj nič sa nemení, pretože si myslím, že robí presne to, na čo bolo určené. “
Eamon Sousa - Agilný projektový manažér
V čom je tento nástroj lepší ako ostatné?
„Je ľahký a ľahko použiteľný. Funguje veľmi dobre pre projekty typu Kanban alebo pre kontrolu úloh. “
Niečo, čo by ste zmenili, keby ste mohli?
'Pridajte tabuľky podrobností na základe skutočných hodín alebo strávených bodov.'
Spoločnosť: Základný tábor
Cena: 99 dolárov / mesiac (neobmedzený počet používateľov)
Používaný : Mnoho agentúr pre digitálny / webdizajn, Groupon, LiveChat
Vlastné: Nie
Veľmi populárny rámec webových aplikácií Ruby on Rails bol vytvorený za účelom vybudovania Basecampu. Samotný nástroj projektového riadenia zaznamenal za posledných 15 rokov stabilný rast a zdá sa, že získal najväčší ohlas u agentúr pre digitálny a webový dizajn. Dosiahla to vďaka svojej kombinácii ľahkého rozhrania s výkonnými nástrojmi na spoluprácu, ako je zabudovaný chat, zdieľanie súborov a schopnosť spolupracovať s klientmi v rámci Basecampu. Ďalším skvelým konceptom je, že tento nástroj je „Adopčný“ . Členovia tímu nemusia vytvárať účty, aby ich mohli používať, a môžu ľahko spolupracovať iba príležitostne.
Basecampu však chýbajú nástenky, odhady a ďalšie atribúty potrebné pre svižný vývoj. Aj keď existujú aplikácie tretích strán, ktoré vám môžu pomôcť dosiahnuť svižné nastavenie, ďalšie nástroje v tomto zozname majú tieto funkcie pripravené po vybalení z krabice.
Orsolya Bozso - projektový manažér PMP
V čom je tento nástroj lepší ako ostatné?
„Je vhodné vytvárať zoznamy úloh, na ktoré môžete nadviazať s príslušnými postupníkmi. Môžete tiež ukladať a zdieľať súbory s kontrolou verzií a preposielať dôležité e-maily na platformu. “
Niečo, čo by ste zmenili, keby ste mohli?
„Bolo by skvelé mať viac skupín používateľov na jeden projekt. Nielen klient a tím, ale aj obmedzenie viditeľnosti priečinkov alebo súborov v tíme. Basecampu chýbajú funkcie prehľadov a Ganttovho diagramu. Ak chcete zobraziť súbor, musíte si ho stiahnuť. Nie je k dispozícii žiadna možnosť zobrazenia a počas kontroly nemôžete na súboroch spolupracovať ani ich komentovať. “
Sean Hull - Projektový manažér
V čom je tento nástroj lepší ako ostatné?
„Nízka prekážka vstupu pre nových používateľov, zabudovaná komunikácia a správa a zdieľanie znalostí.“
Niečo, čo by ste zmenili, keby ste mohli?
'Sledovanie úloh by sa určite dalo vylepšiť.'
Spoločnosť: Asana
Cena: 10 USD / používateľ / mesiac
Používaný : Yelp, Air France, Meliá Hotels, Nadácia Billa a Melindy Gatesových
Vlastné: Nie
Pôvodne vyvinutý ako interný nástroj na Facebooku sa rýchlo rozbehol a stal sa samostatným samostatným nástrojom. V počiatočných fázach sa Asana zameriavala na menšie tímy a len nedávno začala začleňovať funkcie ako „portfólio“ a „pracovné zaťaženie“ zamerané na väčšie podniky.
Zaujímavým rozlišovacím prvkom je schopnosť každého vlastníka úlohy vidieť, ako jeho úlohy ovplyvňujú celkové obchodné ciele. Spoluzakladateľ navyše v nedávnom rozhovore uviedol, že AI a strojové učenie sa budú v budúcich funkciách používať na inteligentné návrhy termínov, pracovných záťaží a plánovania.
Oana Ciherean - Manažér softvérového projektu
V čom je tento nástroj lepší ako ostatné?
„ Asana by bol mojím preferovaným nástrojom pre vývojové tímy, ktoré nie sú softvérom, ako je marketing alebo 3D umelecká výroba. Jeho použiteľnosť je skvelá, využil som ju, keď som pracoval s tímom obchodníkov a učiteľov škôl. Má ľahké rozhranie a je prehľadný. “
Niečo, čo by ste zmenili, keby ste mohli?
„Vylepšil by som prehľady, pretože grafy, ktoré momentálne ponúka, sú dosť základné. „
Sean Hull - Projektový manažér
V čom je tento nástroj lepší ako ostatné?
'Popísal by som to ako riešenie správy úloh podobné Slackovi, pretože komunikácia podobná vláknu sa pretavila na karty kanbanu podobné tellu.'
Niečo, čo by ste zmenili, keby ste mohli?
'Najväčším poklesom tu bola chýbajúca organizácia projektov a vizualizácia úloh.'
Spoločnosť: Wrike
Cena: 9,80 USD / používateľ / mesiac za základný plán; 24,80 dolárov za prémiový plán
Používaný : Hootsuite, Popchips, L’Oréal, Fitbit
Vlastné: Nie
Vďaka vysokej prispôsobiteľnosti mohol byť Wrike takmer v ťažkej váhe a konkurovať Jire. V tomto ohľade to ešte nie je, ale spochybňuje Jira z hľadiska UI a UX. Docela zvláštnou vecou spoločnosti Wrike je jej trvanie na tom, aby mala cenové úrovne založené na prírastkoch používateľov od 5. To spolu so skutočnosťou, že základný program môžete používať iba s 15 používateľmi, znamená, že ak váš stav stúpne na 16, váš účet sa pohybuje od 147 dolárov mesačne (15 9,8) na 496 dolárov mesačne (20 24,8). Menšie spoločnosti by si mali byť vedomí tejto skutočnosti a nemali by sa nechať chytiť zvyšovaním cien.
Sean Hull - Projektový manažér
V čom je tento nástroj lepší ako ostatné?
„Po úplnom prijatí má správnu kombináciu riadenia úloh, vizualizácie, spolupráce a komunikácie.“
Niečo, čo by ste zmenili, keby ste mohli?
'Ľahký nástup na palubu.' Tú by som dal medzi Basecamp a Asana, pokiaľ ide o nalodenie priemerného používateľa. “
Meko Kofahl - Agilný projektový manažér
V čom je tento nástroj lepší ako ostatné?
'Použili sme Wrike na štandardné riadenie projektu, nie nevyhnutne Agile.' Manažéri boli schopní ľahko nastaviť a používať nástroj, neboli potrebné žiadne špeciálne zručnosti ani administratíva. “
Niečo, čo by ste zmenili, keby ste mohli?
„Nad minimálny počet používateľov je to však drahé a neexistovala možnosť„ kúpiť si to raz “. Predplatné je pohodlné, ale stáva sa trvalým nákladom, ktorý môže byť pre niektoré organizácie tvrdým predajom. “
Spoločnosť: Atlassian
Cena: Paušálny poplatok 10 dolárov až pre 10 používateľov. 7 USD / používateľ / mesiac pre 11 a viac používateľov.
Používaný : Square, eBay, Spotify, Cisco, Airbnb
Vlastné: Voliteľné
Jira je jedným z najpopulárnejších nástrojov na správu projektov a je bezpečnou voľbou pre organizácie. Môžu ho najplnšie využiť väčšie spoločnosti, ktoré potrebujú koordináciu medzi viacerými zložitými projektmi a potrebujú prispôsobiť pracovný tok úloh. Pre spoluprácu v rámci celej spoločnosti Atlassian ponúka aj nástroj na správu údajov Confluence, ktorý sa pekne integruje do Jira. Pre menšie tímy alebo dočasné projekty existuje viac ľahkých a lacnejších nástrojov.
Paulo Limp - Projektový manažér
V čom je tento nástroj lepší ako ostatné?
„Podľa agilných princípov, Jira je veľmi ľahké sa naučiť, naučiť a používať. Je tiež navrhnutý od nuly a slúži ako nástroj spolupráce - niečo, čo by malo dostávať vstupy od celého tímu. Nakoniec sa dobre integruje s celým radom ďalších riešení dostupných na trhu, čo umožňuje veľké prispôsobenie. “
Niečo, čo by ste zmenili, keby ste mohli?
'Stále neviem o nástrojoch Jira, ktoré umožňujú riadenie nákladov alebo riadenie rizík.' Rozumiem tomu tak, že pôvodne nebol navrhnutý ako nástroj na správu projektov, takže aj keď so Scrumom funguje veľmi dobre, stále mu môžu chýbať niektoré funkcie, aby mohol mať skúsenosti so správou projektu. “
Oana Ciherean - Manažér softvérového projektu
V čom je tento nástroj lepší ako ostatné?
„Použil by som tento nástroj s vysoko technickými tímami, ktoré potrebujú implementovať jednoduché aj zložité pracovné postupy vrátane minimálne niekoľkých schvaľovacích krokov. Páči sa mi, že je vysoko konfigurovateľný a pri prechode z jedného stavu do druhého môžete pridať svoje vlastné kroky pracovného toku, vlastné polia, zobrazenia problémov a môžete prejsť tak podrobne, ako je nastavenie požadovaných polí. “
Niečo, čo by ste zmenili, keby ste mohli?
'Aj keď flexibilita konfigurácie je jednou zo silných stránok Jiry, myslím si, že tím Atlassian prepracoval niektoré funkcie.'
Spoločnosť: Microsoft
Cena: 30 USD / používateľ / mesiac
Používaný: Podľa najnovšieho výskumu sú dve tretiny spoločností
Vlastné: Áno
MS Project existuje už 30 rokov a stále je významným hráčom na trhu. Podľa prieskumov Capterra a GetApp , asi 67% respondentov používa Microsoft Project ako svoj primárny nástroj na správu projektov. Samotný nástroj má podobný vzhľad a vzhľad ako Excel, pričom jeho zobrazenia sú založené na tabulkách a tabuľkách podobných tabuľkám. MS Project je ťažký a ťažký nástroj a neponúka príliš veľa návodov pre nováčikov vo forme online tutoriálov. Väčšinou ho používajú tradiční projektoví manažéri na správu rôznych projektov nesúvisiacich s IT. Spoločnosť MS Project predstavila podporu agilných spôsobov práce iba nedávno. Tiež to nie je veľmi užívateľsky prívetivé a novým používateľom môže trvať dlho, kým si na ne zvyknú.
Meko Kofahl - Agilný projektový manažér
V čom je tento nástroj lepší ako ostatné?
„Má veľmi široké prijatie. Ganttovo diagramy v tomto okamihu pozná asi každý. Za kúpu spoločnosti Microsoft nikoho nevyhodia. “
Niečo, čo by ste zmenili, keby ste mohli?
„Vnímanie toho, že MS Project je dobrý pre všetky projekty. Je to strašné pre riadenie softvérových projektov a ešte horšie pre všetko agilné. Tento nástroj začal ako systém riadenia pre stavebné projekty a obsahuje podrobnosti, ktoré pre softvér jednoducho nie sú vhodné. Bez servera Project to nerobí dobre správu zdrojov a PMO nemôžete spustiť iba s MS Project. Plány prepojených projektov nie sú v súčasnom stave spoľahlivou funkciou. “
Orsolya Bozso - projektový manažér PMP
V čom je tento nástroj lepší ako ostatné?
'Toto je stále môj obľúbený nástroj na vytváranie Ganttovych diagramov a časových osí projektov.' Je to jednoduché použitie, aktualizácia a skvelé riešenie pre vyrovnávanie zdrojov. “
Niečo, čo by ste zmenili, keby ste mohli?
„Verzia systému Mac OS nie je k dispozícii. Je tiež ťažké exportovať a zdieľať s niekým, kto nemá licenciu programu MS Project. Bolo by skvelé, keby sa mapy dali bez problémov exportovať do obrázkov, ktoré by sa potom dali použiť v prezentáciách. “
6 najobľúbenejších nástrojov PM, ktorým sa venuje tento článok, možno rozdeliť do troch kategórií:
Rôzne projekty si vyžadujú rôzne nástroje. Niekedy si ako projektový manažér budete môcť zvoliť nástroj, ktorý chcete použiť. V týchto prípadoch je dôležité určiť zložitosť projektu a zvoliť nástroj, ktorý bude zodpovedať požiadavkám projektu. Napríklad by ste mohli byť veľmi zvyknutí na Jira, ale pre krátke a priame projekty by mohlo lepšie zodpovedať Trello. Basecamp nemusí byť vhodný pre vývojový tím Agile, ale bol by to skvelý nástroj pre marketingový tím, ktorý chce vniesť určitú štruktúru do svojich každodenných rutín.
V iných prípadoch môžete prísť do tímu, ktorý už používa konkrétny nástroj. Na jednej strane musíte pamätať na dlhoročné tradície a zvyky v tíme. Zároveň by mal projektový manažér dôkladne preskúmať súčasný používaný softvér na riadenie projektu, identifikovať nedostatky v procese a formulovať plán, ako ich vylepšiť.
Pokiaľ ide o výber najlepšieho nástroja na riadenie projektu, neexistuje riešenie striebornej guľky a každý nástroj má v konkrétnych situáciách svoju vlastnú výhodu. Vyberte si nástroj, ktorý vám najlepšie vyhovuje, ale uvedomte si, aké ďalšie možnosti sú na trhu k dispozícii.
Šesť najobľúbenejších nástrojov na správu projektov je momentálne Jira, MS Project, Trello, Asana, Basecamp a Wrike.
Najlepší nástroj na riadenie projektu závisí od konkrétneho projektu. Krátke ľahké projekty sa najlepšie riešia pomocou programu Trello. Mnoho projektov a spoločností využíva Asana, Basecamp alebo Wrike na svoju každodennú prácu. Prispôsobiteľnosť programov Jira a MS Project by prospela veľmi zložitým projektom.
Nástroje projektového riadenia sú dôležité, pretože umožňujú projektovým manažérom štruktúrovať svoju prácu a zviditeľňovať zainteresované strany. Tradičnou alternatívou je riadenie projektu pomocou e-mailu a chatu, ale informácie môžu byť ľahko stratené a ľudia môžu zabudnúť na to, čo musia urobiť.
Softvér Jira je nástroj na riadenie projektov so silným dôrazom na metodiku agilného vývoja. Jira umožňuje projektovým manažérom vytvárať a spravovať úlohy v rámci projektu.
Trello je dobré pre ľahké projektové riadenie. Trello sa veľmi ľahko nastavuje a používa a môže byť vynikajúcim nástrojom pre krátke projekty alebo projekty nenáročné na proces. Trello zaostáva za komplikovanejšími a dlhšími projektmi.