Vypočujte si zvukovú verziu tohto článku

Keď vstupujeme do éry umela inteligencia , jedným z nastupujúcich trendov, ktoré už ovplyvňujú naše tímy a pracovné toky, je robotická automatizácia procesov. Nedávno spoločnosť UiPath ukončila svoje pôsobenie v spoločnosti Robotic Process Automation (RPA) investičné kolo série C vo výške 225 miliónov dolárov v hodnote 3 miliárd dolárov s poprednými investormi vrátane spoločností CapitalG (Google) a Sequoia Capital. Na základe nedávnej štúdie „ Stav prevádzky a outsourcingu, 2018 „Spoločnosťami HfS a KPMG bola spoločnosť RPA zaradená medzi investičné priority číslo jedna medzi kupujúcimi v podnikoch.

Ak sa RPA vo vašej práci ako a projektový manažér , je veľmi pravdepodobné, že sa ním v blízkej budúcnosti stane.

Čo je robotická automatizácia procesov?

Termín Robotic Process Automation evokuje pocit, že ste na montážnej linke, kde presné ramená robota kombinujú kovové plechy a komponenty synchrónnym a opakujúcim sa spôsobom. Zatiaľ čo RPA má v továrni svoje filozofické korene, keď hovoríme o RPA, máme na mysli softvér.

Ak ste niekedy používali makra alebo skriptované riešenia, mali by ste mať čudný pocit z toho, čo je RPA. Automatizuje štruktúrované, opakovateľné procesy založené na pravidlách, ako je vytváranie účtov alebo vkladanie údajov z faktúr do softvéru tretích strán. RPA je však oveľa zložitejšia ako makrá, pretože môže interagovať s viacerými aplikáciami súčasne. Nasadzovanie je jednoduchšie ako písanie vlastných skriptov, pretože nástroje RPA majú rozhranie drag and drop, ktoré na vytváranie pracovných postupov procesu nevyžaduje programovacie schopnosti.

Príklad implementácie RPA vyzerá takto:

• Robot RPA dostane e-mail so štandardizovaným formulárom žiadosti o faktúru programu Excel.
• Robot sa prihlási do softvéru na plánovanie podnikových zdrojov SAP.
• Extrahuje údaje z programu Excel a vloží ich do systému SAP.
• Vytvorí faktúru v systéme SAP a odošle ju žiadateľovi.
• Robot pošle potvrdzovací e-mail, ktorý ukazuje, že faktúra bola vytvorená a odoslaná.

Ak sa chcete hlbšie ponoriť do toho, ako sú roboty RPA v skutočnosti nastavené a ako fungujú, môžete to sledovať návod poskytovateľom RPA.

Výhody RPA

Znižuje náklady

Po nastavení môžu roboti RPA sami dokončiť rutinné procesy, čo vyžaduje menej ľudí, aby udržali veci v pohybe. Samozrejme, ľudskí zamestnanci sú stále veľmi potrební na nastavenie a údržbu robotov a na zvládnutie výnimiek.

Rýchlejšia miera dokončenia

RPA roboti sú schopní vykonávať rovnaké činnosti oveľa rýchlejšie ako ľudia a nerobia si prestávky. Úzke miesta v procese môžu vyčistiť roboti RPA. Napríklad obchodný konzultant môže otvoriť účet pre klienta, keď s ním telefonuje, a to iniciovaním žiadosti o RPA robota. V porovnaní s celoľudským nastavením by to mohlo ušetriť od pár hodín navyše do pár dní práce.

Eliminuje ľudskú chybu

Väčšina chýb vzniká pri kopírovaní informácií z jedného softvéru do druhého (napr. Čísla faktúr, sumy atď.). Ľudia buď zadajú tieto údaje ručne pomocou klávesnice, alebo ich vyberú, skopírujú a prilepia. Obidve metódy môžu vytvárať chyby pomocou nesprávnych kliknutí alebo nesprávneho výberu. Keďže roboty RPA vyberajú hodnoty zacielením na prvky používateľského rozhrania aplikácie, ich chybovosť sa blíži k nule.

Znižuje vyhorenie / fluktuáciu zamestnancov

Ak sa pozrieme na úlohy, ktoré sa automatizujú, sú zvyčajne veľmi opakujúce sa a nekreatívne. Tieto úlohy sú súčasťou podradnej práce zamestnancov, ktorá vedie k vysokej miere fluktuácie zamestnancov. Roboty nie sú vyhorené alebo sa nestarajú o druh práce, ktorú robia, a môžu tak ľudskému zamestnancovi uvoľniť čas na tvorivejšie úsilie.

Integruje sa s existujúcimi obchodnými aplikáciami

Optimalizácia procesu si často vyžaduje reštrukturalizáciu procesu a následnú zmenu alebo aktualizáciu softvéru použitého na dokončenie tohto procesu. Pretože je to nákladné úsilie, požadované investície by zabezpečili iba najdôležitejšie procesy. RPA preskočí tento rébus tým, že stavia na vrchole existujúcich aplikácií. Robí to isté ako ľudský čin - iba oveľa efektívnejším spôsobom.

Škálovateľnosť

Každý nový zamestnanec musí byť prijatý do zamestnania a musí zhromažďovať skúsenosti, aby bol schopný dokončiť akýkoľvek druh procesu. Naopak, stačí nastaviť RPA robota raz a ak potrebujete zvýšiť celkovú šírku pásma, môžete pridať iba ďalších robotov (t. J. Viac inštancií), ktoré budú nasledovať už preddefinovaný vzor pracovného toku.

Navyše, ak chcete rozšíriť RPA na iný proces, ktorý sa trochu prekrýva s už automatizovaným procesom (napríklad načítanie čísla účtu klienta), môžete skopírovať túto časť automatizačného pracovného toku.

Riziká RPA

Eliminácia pracovných miest

Ako už bolo uvedené skôr, RPA roboty môcť nahradiť ľudských pracovníkov. Aj keď to potenciálne uvoľní zamestnancovi čas na kreatívnejšie aktivity, nie vždy pre neho existujú príležitosti na prechod na inú rolu.

Nereálne nastavenia nákladov a času

Aj keď všetky sľuby spoločností vyrábajúcich RPA znejú veľmi lákavo. Realita sa zdá byť odolnejšia voči zmenám, McKinsey uvádza, že „inštalácia tisícov robotov trvala oveľa dlhšie a je zložitejšia, ako si väčšina myslela“. Automatizácia 30% úloh sa nemusí nevyhnutne prejaviť v 30% znížení prevádzkových nákladov.

Vytvára závislosti zo zdrojových aplikácií

Ako sme už videli, jednou z výhod RPA je jej integrácia s existujúcimi podnikovými aplikáciami. Nevýhodou je, že aplikácie dostávajú neustále aktualizácie, čo môže spôsobiť zmätok v jemných pracovných postupoch robotov RPA. Spoločnosti, ktoré chcú implementovať RPA, musia mať na pamäti, ako táto ďalšia funkcionalita súvisí s ich technickým dlhom.

Prečo je tu RPA

RPA za posledné roky pritiahla pozornosť mnohých riadiacich pracovníkov a mediálny humbuk dobieha nové investície do startupov RPA. Existujú však náznaky, že to nebude prechádzajúci technologický výstrelok?

Nedávna štúdia „ Stav prevádzky a outsourcingu, 2018 “ by HfS Research v spolupráci s KPMG preukázali obrovský záujem o RPA medzi kupujúcimi v podnikoch.

RPA sa umiestnila vyššie ako cloud, IOT, analytika, VR / AR, blockchain, AI / ML / Cognitive, drony a vozidlá bez vodiča. To vás môže prekvapiť, ak sa nezúčastňujete priamo v operatívnej oblasti podnikania alebo ste už predtým boli v kontakte s projektmi RPA.

Môžeme sa pozrieť hlbšie na základné dôvody dominantného záujmu o RPA. Tu sú najvyššie organizačné priority v roku 2018 podľa a štúdia KPMG :

1. Pokračujte v znižovaní prevádzkových nákladov.
2. Investujte do nových / vylepšených tradičných a vznikajúcich IT.
3. Investujte viac do automatizácie robotických procesov.
4. Optimalizujte procesy a funkcie tak, aby ste čo najlepšie využili úsilie automatizácie.
5. Optimalizujte globálne kanály poskytovania služieb; vyniká v GBS.
6. Redizajn / preinštalovanie základných podnikových procesov.
7. Investujte viac do umelej inteligencie / kognitívnych výpočtov.
8. Dodávať na trh nové / inovatívne výrobky / služby; zvyšovať / zlepšovať výskum a vývoj.
9. Nájsť, prilákať a udržať si talent na celom svete.
10. Prineste externe zadanú prácu interne; vymeniť digitálnu pracovnú silu za outsourcované služby.

RPA je 3. najdôležitejšou prioritou. Ak sa však pozrieme pozorne na tento zoznam, môžeme vidieť, že aj ďalšie odvážne priority sa nepriamo týkajú RPA.

Dôvod, prečo je RPA pre mnohých riadiacich pracovníkov najdôležitejšou vecou, ​​je ten, že zasahuje viac ako jeden bod bolesti: znižuje náklady, je škálovateľný a má zdanlivo rýchlu integráciu. Ako už bolo uvedené vyššie, môže to vytvoriť nerealistické očakávania týkajúce sa času a nákladov na nastavenie, ale RPA vyzerá ako ovocie, ktoré nie je veľmi záväzné, a ako lákavá alternatíva k gargantuánskej práci na prepracovaní skutočného procesu, aby bol efektívnejší.

Budú PM automatizované?

Teraz prichádzame k druhej časti rovnice - ako RPA ovplyvní prácu projektových manažérov. Keď hovoríme o tom, že roboty a AI odoberajú prácu ľuďom, môžeme špekulovať, či by sa mali PM obávať.

Krátka odpoveď je nie. Práca projektového riadenia nie je veľmi štruktúrovaná, opakovateľná alebo založená na pravidlách. Väčšina premiérov by povedala, že ich práca je presným opakom týchto kvalít. Najmä s tým, ako čoraz viac PM prijíma Agilná metodológia , bude ťažšie štandardizovať úlohy PM. Pripomeňme si prvú hodnotu Agilného manifestu - „Jednotlivci a interakcie nad procesmi a nástrojmi“.

S rastúcim prijatím RPA v rôznych organizáciách však

softvéroví manažéri pre vývoj softvéru práca bude nevyhnutne ovplyvnená. Projekty, ktoré prijmete, budú mať s najväčšou pravdepodobnosťou v rámci vášho projektu ohľad na RPA alebo komponent RPA. Pretože väčšina iniciatív RPA súvisí s internými operáciami a procesmi, je pravdepodobnejšie, že s nimi získate kontakt, ak pracujete na projektoch B2B. Podrobnejšie sa týmto podrobnostiam budeme venovať v nasledujúcej časti.

Príležitosti vývoja softvéru, ktorý používajú roboti RPA

Nové možnosti nevybavenia

RPA ponúka nový nástroj v sade nástrojov PM. Pri riadení vývoja nového softvéru musíte často premýšľať o tom, ako bude podporovaný po jeho vydaní. To si vyžaduje vyjednanie rozšírených zodpovedností a zdrojov s oddeleniami podpory klientov, financií, správcov a ďalších oddelení. To všetko musí ísť do rozpočtu projektu a RPA ponúka spôsob, ako znížiť náklady na podporu.

RPA podporuje agilné

Čím je projekt menší, napríklad pilotný, tým ťažšie môže byť zabezpečenie zdrojov z iných oddelení. To je miesto, kde je možné pomocou RPA robotov minimalizovať potrebu ľudských zdrojov. Asi by bolo ťažké úplne sa vyhnúť ľudskej podpore, a to ani v pilotnej fáze, ale je oveľa jednoduchšie zabezpečiť si špecialistu na podporu klientov na čiastočný úväzok na 2 mesiace namiesto 3 FTE na rovnaké obdobie. Navyše, ak pilot nesplní obchodné očakávania a ďalší vývoj projektu je zrušený, môžete jednoducho deaktivovať roboty. Vďaka tomu môžete byť oveľa svižnejší.

Väčšie ambície

Rovnaké pochopenie, že produkt bude musieť byť podporovaný po prepustení ľuďmi, môže byť limitujúcim faktorom pre ambície vášho i vášho tímu. Pri definovaní vízie projektu a vytváraní nevybavených položiek vedome alebo nevedome eliminujete niektoré nápady, pretože by vyžadovali vysokú úroveň podpory, čo by znižovalo návratnosť investícií. Mať RPA vo svojej súprave nástrojov vám umožňuje zvážiť úplne odlišné cesty projektu, pretože:

• Náklady na budúce procesy môžu byť nižšie pomocou robotov.
• Je jednoduchšie škálovať podporu botov, čo vám umožňuje lepšie reagovať na dopyt na trhu.

Štruktúrované nasadenie RPA

Ak sa nachádzate v situácii, keď RPA vo vašej organizácii ešte nebol vyskúšaný, máte šancu nastaviť rámec pre vytváranie a nasadenie robotov. To môže byť výzva, najmä ak je zavedené do oddelenia iného ako IT. Ľudia tam nemusia dodržiavať štandardné metodiky pre priemysel alebo dokonca o nich vedia dodávajúci softvér (robot je stále kus softvéru, aj keď ho nenasadí IT oddelenie). To by mohlo viesť k starším riešeniam, o ktorých sa bude ďalej diskutovať v tomto článku. Ak ste ako projektový manažér schopní zabezpečiť správne štruktúrované nasadenie RPA, môžete sa vyhnúť problémom so starými problémami.

Výzvy vývoja softvéru, ktorý používajú roboti RPA

Mnoho spoločností RPA ponúka svoje produkty tvrdením, že robot robí to isté, čo by robil človek, ale pri zadaných úlohách je efektívnejší. Je to pravda - na povrchu je to pravda - roboti majú väčšinou rovnaké digitálne pracovné prostredie, klikajú na rovnaké tlačidlá a kopírujú / vkladajú rovnaké údaje - spôsob, akým tieto úlohy plnia, je úplne odlišný.

Dve najbežnejšie metódy interakcie robotov s aplikáciami:

1. Rozpoznávanie prvkov - nájde názov prvku používateľského rozhrania v rámci jeho atribútov v aplikácii alebo v strome HTML v prehľadávači (rovnako ako v prípade vývojárskych nástrojov v prehľadávači). Spravidla by sa to použilo, keď má robot prístup k aplikácii priamo v jej prostredí.
2. Rozpoznávanie obrázkov - počas nastavenia robota vizuálne určujete, s ktorými časťami aplikácie má robot interagovať, a pomocou počítačového videnia dokáže identifikovať príslušné údaje, vstupné polia, tlačidlá a komunikovať s nimi. Táto metóda by sa použila, keď sa k aplikácii pristupuje prostredníctvom virtuálneho prostredia a nie je možné použiť 1. metódu.

Ako vidíme, prevádzkový režim robota je výrazne odlišný od toho, ako by ľudia postupovali pri interpretácii údajov na obrazovke. To vytvára výzvy, keď váš tím vyvíja softvér, ktorý bude používať nielen ľudia, ale aj roboti.

Boti vytvárajú závislosti

Prvým problémom, ktorý si netopier musí uvedomiť, je to, že ako je opísané vyššie, roboti a ľudia neinteragujú s vašou aplikáciou rovnakým spôsobom. To znamená, že pri vykonávaní údržby alebo vydávaní aktualizácií môže byť ovplyvnený pracovný tok robota.

Zmena atribútov prvkov používateľského rozhrania môže mať za následok, že robot nebude schopný nájsť správne prvky. To by nemalo vôbec žiadny vplyv na ľudského pracovníka.

Zmena vizuálnych aspektov vášho používateľského rozhrania (rozloženie, farby, veľkosti prvkov, názvy textov atď.) By ľudskému zamestnancovi mohla aspoň dočasne prekážať, ale bol by schopný sa prispôsobiť, pravdepodobne aj na prvý pokus. Pre robotov prístup k aplikácii prostredníctvom virtuálnej inštancie môže byť katastrofálny, pretože predchádzajúce obrázky, na základe ktorých mal robot lokalizovať správne prvky, nevracajú v novej verzii aplikácie žiadne zhody.

To všetko vytvára ďalšie závislosti, ktoré je potrebné spravovať počas vývoja, testovania a podpory. V opačnom prípade môžu byť roboty zničené a spôsobiť ďalšie problémy.

Poškodenie údajov

Povedzme, že jeden zo scenárov popísaných v poslednom bode sa skutočne uskutočnil. Mali by ste šťastie, keby robot práve prestal fungovať a poslal chybu niekomu, kto je zodpovedný za údržbu robotov. Ďalším scenárom je, že robot v skutočnosti vyberie iný prvok používateľského rozhrania a začne ho používať.

Dan French, generálny riaditeľ spoločnosti Consider Solutions, ktorý pracoval s mnohými klientmi, ktorí nastavovali RPA roboty povedal : „Roboti nemajú žiadny úsudok a budú opakovať chyby v mierke, ak pravidlá pre robotov nebudú dobre navrhnuté a monitorované.“ Automatizácia zhoršuje rýchlosť rýchlejšie a roboty môžu poškodiť veľa údajov.

Prichádzajú staršie systémy

Posledné dva body pojednávali o situácii, keď boti zlyhávajú. Pozrime sa teraz na nastavenie, kde roboty fungujú podľa očakávania.

Chris DeBrusk z MIT Sloan Management Review porovnáva príchod robotov RPA na reakcie na chybu zmeny času Y2K:

Mnoho organizácií obišlo pôvodné obmedzenia, aby sa vyrovnali so zmenami času na prelome storočí. Podnikoví používatelia prijali zvyšujúci sa výkon v programoch Microsoft Excel a Access pri vytváraní zložitých aplikácií dôležitých pre podnikanie na svojich pracovných plochách. Ale ako sa tieto výpočtové nástroje na mieru rozširovali, začali sa objavovať aj problémy spôsobené nedostatkom silného kontrolného rámca, QA, procesov správy vydaní a ďalších formalizovaných IT procesov.

Dnešná explózia robotov hrozí opakovaním tohto modelu ... Záverom je, že skripty, ktoré programujú robotov, sú softvérový kód a malo by sa k nim tak aj pristupovať. Musia byť navrhnuté pomocou štandardných priemyselných metodík zameraných na opätovné použitie a abstrakciu. Mali by byť upravené podľa verzií a správne protokolované, aby bolo možné proti nim vykonávať procesy QA.

Spoločnosti RPA idú z cesty, aby predali jednoduchosť nastavenia robotov. Táto analýza jasne ukazuje, ako je možné vytvoriť staršie systémy. Môže sa to zhoršovať aj v prostredí agilného riadenia projektov. Túžba po rýchlom rozvoji môže ponechať iniciatívy v oblasti riadenia na vedľajšej koľaji.

Skratky namiesto skutočných inovácií

RPA zdanlivo ponúka skvelé riešenie, musíte však vziať do úvahy, že automatizácia niektorých úloh a uvoľnenie nevybavených položiek v tejto oblasti by mohli jednoducho presunúť úzke miesto do inej časti organizácie. RPA môže odradiť ľudí od prichádzania so skutočnými inováciami v produkte tým, že poskytne zdanlivo neobmedzené zdroje na zvládnutie náročnej práce. Existuje nebezpečenstvo zmrazenia zastaraných procesov, keď je skutočne potrebné ich aktualizovať.

„RPA je o tom, že sa opravia výmoly na ceste. Nezamieňajte to s výstavbou novej diaľnice. “ - Steve Gordon, viceprezident pre globálne služby v spoločnosti Becton Dickinson

Úvahy o riadení zmien

„87% vedúcich pracovníkov sa stavia k robotike a RPA pozitívne, zatiaľ čo iba 17% transakčných pracovníkov je na palube.“ - podľa a prieskum realizovaný spoločnosťou Consider Solutions .

Pravdepodobne je lepšie prezentovať ju ako robotickú automatizáciu úloh namiesto slova „proces“. Vytvára reálnejšie očakávania pre vaše zainteresované strany, pretože súčasná technológia RPA nie je skutočne schopná plne automatizovať zložité procesy. Poskytuje istotu zamestnancom, ktorí tieto úlohy v súčasnosti vykonávajú, pretože zostanú vlastníkmi procesov. Najpodradnejšie časti ich úloh však bude vybavovať softvér.

Záver

S prílivom fondov rizikového kapitálu a potrebou vlastníkov procesov optimalizovať interné procesy a znižovať náklady ponúka RPA nenápadné ovocné riešenie. Mnoho spoločností uskutočnilo pilotné projekty RPA a niektoré z nich prekročili rámec toho. To znamená, že ako projektový manažér s vysokou pravdepodobnosťou prídete do kontaktu s robotmi RPA priamo alebo nepriamo, najmä keď sa jedná o poľné váhy.

Ako sme videli, RPA poskytuje vašim príležitostiam veľa príležitostí a nové možnosti nevybavenia. Zároveň to predstavuje veľa výziev: od poškodenia dát až po vytvorenie starších systémov. Ako projektový manažér budete musieť myslieť na to, ako vyvíjať produkty alebo softvér, ktoré zohľadňujú RPA. Ak urobíte čo i len trochu plánovania navyše, ušetrí vám to veľa bolesti hlavy na ceste a prinesie výsledky, ktoré vaše zainteresované strany očakávajú.

Ak sa chcete hlbšie ponoriť do odvetvia RPA, zhromaždiť nejaké informácie o poskytovateľoch riešení a súčasnom stave technológie, môžete si pozrieť tieto správy odvetvovo-agnostického odvetvia:

• The Forrester Wave: Robotic Process Automation, 2. štvrťrok 2018
• Správa o automatizácii robotických procesov od spoločnosti Mindfields

Pochopenie základov

Čo sú to nástroje RPA?

Nástroje RPA umožňujú automatizovať opakovateľné a štruktúrované úlohy. Tieto úlohy dokončujú roboti. Nástroje RPA sú špeciálnym typom softvéru, ktorý umožňuje používateľovi ľahko znovu vytvoriť pracovný tok vysoko štruktúrovaných, opakovateľných procesov založených na pravidlách.

Čo je to automatizovaný proces?

Automatizovaný proces je taký, v ktorom je robot schopný dokončiť všetky úlohy v rámci rozsahu tohto procesu bez ľudského zásahu.

Čo je projekt automatizácie?

Projekt automatizácie znamená vytvoriť schopnosť určitých úloh vykonávať autonómne roboty bez akejkoľvek pomoci ľudských zamestnancov. To sa dá dosiahnuť použitím nástrojov RPA.