Finančné Procesy
Budovanie plánu kontinuity činnosti
Dobre premyslená stratégia kontinuity podnikania môže spoločnostiam pomôcť nielen prežiť, ale aj prosperovať po kríze. Prevádzková kontinuita podnikania už nie je predmetom diskusie, ale skôr témou, ktorá si zaslúži serióznu diskusiu. Približne 40% podnikov sa po katastrofe znovu neotvorí, tvrdí Federálna agentúra pre mimoriadne situácie (FEMA) .
Tu je päť krokov, ktoré môžete podniknúť na ochranu svojej spoločnosti pred ďalšou krízou.
Zostavenie operatívneho plánu kontinuity činnosti
Pred vypracovaním operatívneho plánu kontinuity činnosti nečakajte na ďalšiu krízu. Zavedenie plánu umožňuje efektívny návrat do pracovného procesu, keď kríza odznie. Poskytuje tiež smer, ako riešiť prípadné škody v dôsledku katastrofy.
Organizácie síce môžu tieto plány realizovať samy, často však pomôžu pri zavedení a strategický konzultant s vonkajšou perspektívou a bohatou skúsenosťou s tým, ako sa dosahujú plány úspešného podnikania.
Podniky vybavené takýmito plánmi sú odolnejšie ako subjekty bez pohotovostných plánov a podľa mojich skúseností majú väčšiu šancu na zotavenie. Ďalej majú tendenciu sa znovu objavovať rýchlejšie ako ich konkurencia.
Čo teda zahŕňa zostavenie operatívneho plánu kontinuity činnosti? Komplexný program pohotovostného plánovania je definovaný tromi prvkami:
- Záchranná reakcia
- Krízový manažment
- Obnova a obnovenie podnikania
Štruktúra tohto plánu by mala zahŕňať týchto päť základných krokov:
- Stanoviť rozsah navrhovaného plánu
V tomto kroku je hlavným zameraním stanovenie konkrétneho zamerania a identifikácia tímu krízového riadenia, tímu obnovy technológií a tímov obnovy podnikania, ktoré budú pracovať na implementácii plánu kontinuity činnosti. Tento tím bude zodpovedný za preskúmanie rôznych možností, ako zistiť, ako môže spoločnosť najlepšie chrániť zamestnancov, dodávateľov a zákazníkov, ako aj obchodné operácie počas katastrofy. - Definujte hlavné obchodné odvetvia
Z koľkých oddelení alebo sektorov je organizácia zložená? IT, predaj, účty, ľudské zdroje, back office a front office - každý z týchto sektorov je potrebné definovať a načrtnúť, aby bolo možné pre každý z nich vypracovať protokol odpovedí. - Vykonať analýzu dopadu na podnikanie (BIA)
Vykonáva sa analýza vplyvov na podnikanie (BIA) s cieľom predvídať akékoľvek potenciálne vplyvy na kritické obchodné operácie. Analýzu dopadu na podnikanie je možné uľahčiť položením nasledujúcich troch otázok:
- Aké sú prioritné činnosti, ktoré sú rozhodujúce pre hlavné činnosti organizácie?
- Aké zdroje sú potrebné na obnovenie týchto prioritných činností? To zahŕňa interné aj externé zdroje, ako sú zásoby, vozidlá a personál.
- Aká je maximálna doba, ktorú možno tolerovať narušenie obchodných operácií? Táto konkrétna otázka určuje časový rámec pre obnovenie prioritných činností.
Po zodpovedaní týchto otázok je čas posúdiť vonkajšie riziká, ktoré môžu mať vplyv na podnikanie. Po tomto je jednoduchšie prekonať rôzne druhy katastrof, ktorým môže podnik čeliť.
- Aké sú prioritné činnosti, ktoré sú rozhodujúce pre hlavné činnosti organizácie?
- Vypracovať stratégie založené na zhromaždených informáciách
S údajmi, ktoré ste zhromaždili počas tohto procesu náležitej starostlivosti, je možné prísť so stratégiami, ktoré pomôžu podniku pri riešení akejkoľvek núdzovej situácie a následnom efektívnom obnovení prevádzky.
Toto je možno jedna z najdôležitejších etáp, pretože si vyžaduje rozsiahly výskum a štúdium stratégií kontinuity iných organizácií. Získanie referenčného bodu od iných podnikov, najmä od tých, ktoré prekonali predchádzajúce neúspechy, sa ukáže ako neoceniteľné. - Vytvorte životaschopný plán kontinuity na udržanie prevádzky
Ak je plán kontinuity činnosti stanovený a jasne napísaný, je nevyhnutné, aby bol otestovaný. To zahŕňa vykonávanie cvičení a simulovaných katastrofických udalostí, aby ste videli oblasti podnikania, ktoré potrebujú ďalšie zlepšenie a plánovanie.
V neistom svete bude plán kontinuity podnikania trvať dlhú cestu, pretože pomôže chrániť vaše podnikanie a jeho záujmy.
Testovanie plánu kontinuity činnosti
Komplexný plán kontinuity činnosti, ktorý bol vyskúšaný a otestovaný, vás pripraví na nečakané udalosti. Pomôže vám precvičiť si prácu na diaľku, pracovať v inom prostredí a pracovať možno bez kritického personálu.
Testovanie vám pomôže skontrolovať systémy, ako je napríklad obnova zálohy dát. Testovanie vášho plánu navyše odhalí medzery alebo slabé miesta a poskytne vám neoceniteľný prehľad o tom, ako plán čo najlepšie vylepšiť a posilniť vpred. A konečne, dôkladné testovanie môže pomôcť vášmu podniku získať správne poistenie.
Ako na to, ak chcete otestovať svoj plán kontinuity podnikania?
- Skontrolujte BCP so zamestnancami
Informovanie svojich zamestnancov o pláne kontinuity podnikania je zásadné. Väčšina BCP zlyháva z dôvodu, že zamestnanci nepoznajú protokoly, od ktorých sa očakáva, že sa budú riadiť v prípade katastrofy. Načrtnite ciele simulačného cvičenia a oboznámte ich s tým, že to nie je len nácvik cvičení. Ich úlohy a zodpovednosti musia byť jasne vysvetlené, aby sa zabránilo ospravedlňovaniu počas hodnotenia. Zahrnutie partnerov a dodávateľov do simulácie je tiež dobrý nápad. - Rozhodnite sa o čase na otestovanie plánu
Po informovaní zamestnancov o ich úlohách a povinnostiach v oblasti kontinuity činnosti je na čase zvoliť si čas na vykonanie testovania. V závislosti od toho, čo sa tím zodpovedný za implementáciu tohto cvičenia rozhodol, môže táto simulácia trvať kdekoľvek od jedného dňa do niekoľkých týždňov. Kľúčom nie je čas, ale meranie úrovne pripravenosti organizácie a odpovedí zamestnancov.
Dobré dni na naplánovanie simulačných cvičení sú piatok a sobota. Ak plánujete jednoduché vedenie stolových stretnutí so svojím vrcholovým vedením a personálom, môžete ich uskutočniť počas víkendov. Recenzie je potom možné uskutočňovať počas týždňa bez narušenia bežných obchodných operácií. - Simulujte katastrofickú situáciu
Katastrofy môžu mať akúkoľvek formu - záplavy, tornáda, hurikány, kybernetické útoky, krachy na trhoch s akciami alebo globálne pandémie, ako napríklad súčasné vypuknutie epidémie COVID-19. Vyberte niektorú z týchto možností a vytvorte simuláciu, ktorú predstavíte zamestnancom. Očakáva sa od nich, že budú cvičiť tak, akoby sa skutočne diali. Ich odpovede by mali byť v súlade s tým, čo je stanovené v pláne kontinuity činnosti.
Sledujte čas, ktorý je potrebný na získanie situácie pod kontrolou. Ak je vaša organizácia závislá na dôležitých funkciách, ako sú napríklad IT systémy, od iných spoločností, môžete ich zahrnúť do tohto simulačného cvičenia, aby ste mohli tiež posúdiť ich pripravenosť. Ako často by sa mala vykonať úplná simulácia? Aspoň raz ročne. Môžete použiť rôzne scenáre, aby ste vyskúšali rôzne potenciálne problémy. - Vyhodnoťte testovacie cvičenie
Po skončení testovacieho obdobia zhromaždite všetkých na hodnotiacom stretnutí. Nechajte zamestnancov hovoriť. Vypočujte si spätnú väzbu, ktorá vám pomôže doladiť plán kontinuity činnosti. Do popredia sa dostanú oblasti, ktoré ešte treba vyleštiť, a vyzdvihnú sa tiež stratégie, ktoré fungovali dobre. Niekedy môže byť potrebné vymeniť zodpovednosti rôznych ľudí v tíme za lepší výsledok.
Najlepšie postupy týkajúce sa plánu kontinuity podnikania
Cestu k vývoju dobrého plánu kontinuity podnikania dopĺňajú nasledujúce osvedčené postupy:
- Majte skúseného sponzora
Akákoľvek spoločnosť, ktorá plánuje vytvorenie plánu kontinuity činnosti, by mala dobre spolupracovať s skúsený tím ktoré môžu vytvárať, kontrolovať a pomáhať s testovaním BCP. Ideálne musí byť niekto, kto má na starosti celý tento proces alebo nad ním dohliada. - Vyberte si strategickú politiku
Pri rozhodovaní sa bude riadiť strategická politika, ktorá bude slúžiť ako cestovná mapa v budúcnosti. Zamestnanci musia dostať kópiu politiky spolu s úplným plánom kontinuity činnosti, aby sa s nimi oboznámili. V ideálnom prípade by malo byť všetko uvedené v príručke, ktorú dostanú zamestnanci v rámci svojho neustáleho školenia. - Práca s metodikou
Aké systémy a metódy použijete na uskutočnenie svojho plánu kontinuity činnosti od jeho počiatku po testovanie? Metodika by mala byť jasná a ľahko použiteľná. Dobrú metodiku ocenia audítori, ktorí posúdia váš plán kontinuity činnosti. Napríklad je nevyhnutné zdokumentovať pochopenie operačného procesu, ktorý je potrebný na uskutočnenie, uskutočnenie a riadenie predaja, aby mohla spoločnosť v prípade narušenia podniku okamžite identifikovať a vyriešiť vzniknuté medzery. Metodika by mala byť čo najbližšie ku kameňu, aby umožňovala všetkým zamestnancom viesť podnikanie rovnakým spôsobom, zatiaľ čo vedenie neustále pracuje na zdokonalení procesu, aby bol efektívnejší a efektívnejší. - Zamestnávajte pravidelne
Jediným spôsobom, ako vyhodnotiť svoj plán kontinuity podnikania, je starostlivo premyslené hodnotenie. Tieto hodnotenia sú spôsobom, ako hodnotiť vašu pripravenosť na podnikanie. Je dobré pravidelne hodnotiť riziká, možno aj raz za štvrťrok. Nemusia zahŕňať všetkých zamestnancov. Môžete jednoducho zhromaždiť vedúcich tímov z rôznych divízií alebo oddelení. - Nasadzujte časté testovanie
Cvičenie alebo testovanie plánu, aby ste vedeli, ako dobre to bude v pravý čas fungovať, je jedným z najlepších postupov, ktoré môžete nasadiť. Vykonajte sériu cvičení najmenej raz za štvrťrok podľa rôznych scenárov, aby vaši zamestnanci boli informovaní o tom, čo sa od nich počas katastrof očakáva. - Naplánujte si relácie podávania správ a spätnej väzby
Musí existovať aj protokol o hlásení. Ako sa správa tímu, ktorý koordinuje a beží s týmto projektom? Po vypracovaní a odskúšaní plánu by sa malo vedeniu zaslať správa so zhrnutím úrovne pripravenosti organizácie na danú havarijnú situáciu.
Záver
Z mojej skúsenosti vyplýva, že čím je váš plán kontinuity podnikania lepšie definovaný a otestovaný, tým väčšie sú vaše šance na efektívne zotavenie a ochranu vašich zamestnancov, zákazníkov a obchodných operácií.
Každý, kto pracuje v organizácii, by si mal byť vedomý plánu kontinuity činnosti a svojej úlohy pri obnove po katastrofe. Nikto nie je vyňatý. Účasť na všetkých úrovniach umožňuje rýchlejší návrat a plynulý prechod do novej fázy obchodných operácií.
Pochopenie základov
Aká je stratégia kontinuity podnikania?
Plán, ktorý umožňuje efektívny návrat do pracovného procesu, keď kríza odznie. Poskytuje tiež smer, ako riešiť prípadné škody v dôsledku katastrofy.
Aký je prvý krok pri zostavovaní plánu kontinuity činnosti?
Stanoviť rozsah navrhovaného plánu. V tomto kroku je hlavným zameraním stanovenie konkrétneho zamerania a identifikácia tímu krízového riadenia, tímu obnovy technológií a tímov obnovy podnikania, ktoré budú pracovať na implementácii plánu kontinuity činnosti.
